Skip to main content

NamesLink Privacy Policy

NamesLink Privacy Policy

Last updated: 8/8/2025

Welcome to Nameslink!

This Privacy Policy (this “Policy”) governs your access and use of [nameslink.com] (the “Platform”), and your access and use of the products and services offered via the Platform (collectively, the “Nameslink Services”). The Platform is owned, operated and managed by [Nameslink (Hong Kong) Private Limited] (referred to as “we,” “us,” or “Nameslink”). 

We are dedicated to safeguarding your privacy and ensuring compliance with this Policy and all relevant laws and regulations. This Policy outlines how we collect, use, share, and store personal information obtained from or about you when you engage with the Platform or Nameslink Services. It also explains your rights concerning your personal information and the measures we take to protect those rights.

Please note that this Policy does not cover third-party products, services, websites, or content (“Third-Party Services”). These are subject to their own privacy policies, and we recommend reviewing their privacy statements before using them.

1. Personal Information We Collect

We may collect the following information about you:

++Information You Provide++

  • ++Account Details:++ When signing up for the Platform as an individual or an organization’s representative, you may need to submit details such as your name, email address, phone number, country, physical address, and, if applicable, your organization’s information. You may also choose to provide additional contact details, such as secondary phone numbers, in your profile.

  • ++Identity Verification:++ To secure transactions, we may request documentation to confirm your identity, such as government-issued ID.

  • ++Purchase and Transaction Details:++ When buying or selling domain names, you may provide information like payment card details, billing information, contact details, and specifics about the domains involved. 

  • ++Correspondence Information:++ Information you provide when you contact us for support, feedback, or inquiries, including via email, chat, or other communication channels.

  • ++Surveys and Promotions++: Information collected, with your consent, when you participate in surveys, research, promotions, marketing campaigns, or events conducted or sponsored by us.

++Information We Collect Automatically++

When you use the Platform, we may automatically collect certain information, such as:

  • ++Usage Information:++ Details about your activity on the Platform, including searches, buying or browsing behavior, clicks, pages visited, and session duration.

  • ++Technical and device Information++: We collect certain Information about the device you use to access the Platform, such as your IP address, user agent, mobile carrier, time zone settings, identifiers for advertising purposes, model of your device, the device system, network type, your screen resolution and operating system.

  • ++Transaction Activity++: Information related to your domain name transaction activities, such as bids, offers, or listings, collected during your use of Nameslink Services.

  • ++Cookies and Tracking Technologies++: We use cookies, web beacons, and similar technologies to improve your experience, analyze usage patterns, and personalize content. You can manage cookie preferences through your browser settings.

++Information We Obtain from Other Sources++

We may receive information about you from third parties, such as:

  • ++Publicly available sources++: Information from public sources, such as domain registries, to facilitate transaction matching or verify ownership.

  • ++Third-Party verification services++: We may obtain information from third-party services to verify your identity or prevent fraud.

  • ++Other Third Parties++: We may receive information from sellers, buyers and payment and transaction fulfillment providers about you, such as payment confirmation details, and information about the delivery of domain names you have purchased or sold through Nameslink Services. In compliance with applicable law, we may obtain your personal data from individuals, business entities, public sources, or other third parties acting on your behalf or in collaboration with us.

2. How We Use Your Personal Information and the Basis for Its Use

We may use your personal information for the following purposes:

  • To processing your registration as a user, providing you with a user ID for the Platform and maintaining and managing your account.

  • To deliver and improve Nameslink Services, including facilitating transactions between buyers and sellers.

  • To verify your identity and ensure the security of the Platform.

  • To communicate with you about your account, transactions, or updates to the Platform or Namelink Services.

  • To send you marketing communications, where permitted by applicable law.

  • To conduct research and analysis to improve the Platform and Nameslink Services.

  • To enforce our Terms of Service and other conditions and policies.

  • To comply with legal obligations, respond to legal processes, or address claims or potential claims against us or our affiliates.

  • To conduct risk assessments, ensure legal compliance, and perform sanctions screening.

  • To detect and prevent unlawful, fraudulent, or malicious activities.

We are required to have a legal basis for processing your personal information, as specified by applicable laws. The legal basis for processing your personal information may be one of the following:

  1. ++Consent.++ Processing based on your explicit agreement to this Policy.

  2. ++Contractual Obligations++. Processing necessary to fulfill our commitments to you, such as providing Nameslink Services.

  3. ++Legal Obligations++. Processing required to meet legal requirements, such as identity verification for fraud prevention or anti-money laundering compliance.

  4. ++Legitimate Interests++. Processing to support our interests, such as improving services, ensuring security, preventing fraud, or enhancing user experience, where permitted by law.

  5. ++Separate Consent++. In certain cases, we may seek your separate consent to collect and use specific types of personal information, as required by law. If we request your consent, you have the right to withdraw it at any time by contacting us using the details provided in section “Contact Us”.

  6. ++Other Permissible Grounds.++ Processing permitted under applicable regulations.

The provision of your personal information may be necessary for entering into a contract with us or to receive the requested services. In some cases, it is optional, but failure to provide it may prevent us from delivering services or informing you about our offerings.

3. How We Share Your Personal Information

We may share your personal Information in the following ways:

  • ++With Other Users++: Limited Information (e.g., your username or organization name) may be shared with other users as part of facilitating transactions.

  • ++With Service Providers++: We may engage trusted third parties (e.g., payment processors, verification services) to support Platform operations, under strict confidentiality agreements.

  • ++With Advertisers and Measurement Companies.++ We may share data with advertisers or measurement companies to report metrics like ad clicks within the Platform. 

  • ++With Affiliate Companies and Partners++. We may share your personal information with our affiliate companies, partners, or collaborators for the purpose of processing, analysing, or storing your information. This sharing is necessary to provide Namelink Services to you or to achieve other purposes for which we collect information. Such sharing will be consistent with the terms of this Policy.

  • ++With Authorities++. We may disclose your personal information to law enforcement agencies, courts, government authorities, or other third parties, when we or any of our affiliates believe it is necessary to comply with a legal or regulatory obligation. We may also disclose your personal information to protect our rights or the rights of any third party.

  • ++In Connection with Corporate Transactions++. In the event of a corporate transaction such as a merger, acquisition, or sale of assets or business, we may share your personal information with potential transaction partners, service providers, advisors, and other third parties involved in the consideration, negotiation, or completion of the transaction. If such a transaction occurs, we will make reasonable efforts to ensure that the entity to which we transfer your personal information uses it in a manner consistent with this Policy.

We implement safeguards to protect shared data and ensure compliance with applicable laws. We do not sell your personal information.

4. How We Store Your Personal Information

Your personal Information is stored securely on servers located in [Hong Kong]. As described in “How We Share Your Personal Information”, we may share your information with our affiliates, service providers, partners, and other third-party entities, some of which may be located outside your country of residence.

If you are using Namelink Services within the European Union (EU) or the United Kingdom (UK), we ensure adequate data protection for transfers outside the EU or UK through the following measures:

  • Adequacy Decisions: Transfers to countries recognized by the European Commission (e.g., Japan, Netherlands) as providing sufficient data protection under GDPR Article 45 or equivalent laws.

  • Standard Contractual Clauses: Use of approved clauses under GDPR Article 46 for transfers to countries without adequacy decisions, ensuring protection for data shared with affiliates or third parties.

We require our entities outside the EU or the UK to process information in compliance with applicable privacy laws and implement appropriate security measures to protect your information. 

If you would like more information about the safeguards in place or to obtain a copy of such safeguards, please contact us using the contact information provided below.

5. Your Rights and Choices

Depending on your location, you may have the following rights regarding your personal Information:

  • Access: Confirm whether we process your personal information and request details about it.

  • Rectification: Correct inaccurate or incomplete data we hold.

  • Deletion: Request removal of your personal information, subject to legal requirements.

  • Restriction: Limit how we process your information in certain cases.

  • Objection: Challenge processing based on legitimate interests, though we may continue if compelling grounds exist or for legal claims.

  • Direct Marketing: Opt-out of marketing communications.

  • Portability: Obtain your data in a structured, machine-readable format for transfer to another controller.

  • Withdraw Consent: Revoke consent for processing where applicable.

  • Automated Decisions: Request human review of significant decisions based solely on automated processing.

  • Complaints: File a complaint with your local data protection authority, such as the UK’s Information Commissioner’s Office (https://ico.org.uk/) or EEA authorities (https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members\_en).

We also encourage you to contact us to update or correct your information if it changes or if the personal information we hold about you is inaccurate. Please note that we may require additional information from you to process your requests.

If you would like to discuss or exercise any of your rights under applicable law, please contact us using the contact details in section “Contact Us”.

6. Information Security

We take the security of your personal information very seriously and have implemented a range of appropriate measures to prevent unauthorized access, loss, or misuse. However, despite our best efforts to adopt reasonable and effective safeguards and comply with applicable legal and regulatory standards, please understand that, due to technical limitations and the possibility of malicious activities, we cannot guarantee the absolute security of your personal information.

7. How Long We Will Retain Your Personal Information

We keep your personal information only as long as needed for the purposes outlined in this Policy or required by law. personal Once your information is no longer needed, we will securely delete or anonymize it. The retention periods may vary depending on the type of information and the purposes for which it was collected. Some common reasons for data retention include:

  1. ++Legal and contractual obligations++. We may retain your information to comply with tax and accounting requirements, contractual obligations, and other legal obligations we are subject to.

  2. ++Legitimate business interests++. We may retain your information for legitimate business purposes, such as improving and developing Namelink Services, enhancing safety, security, and stability.

  3. ++Exercise or defense of legal claims++. We may retain information to exercise or defend legal claims, including resolving disputes, enforcing our terms and policies, and investigating violations.

The retention of your profile information may be tied to the activity and status of your account. For example, we will retain your profile information as long as your account remains active. In cases where there are violations of our Terms of Service, or other policies, we may take immediate action to remove your profile and retain relevant information to address and resolve the violation in accordance with our policies and legal obligations.

8. Children’s Privacy

We do not knowingly collect personal information about users under 18 without permission from their legal guardian. Please contact us at [service@nameslink.com] if you believe we have collected information from a child without permission from their legal guardian.

9. Third-Party Service Providers and Services

The Platform may include links to third-party services or integrate with third-party providers. We are not responsible for the privacy practices of these third parties. We encourage you to review their privacy policies before engaging with their services.

10. Changes to This Policy

We may revise this Policy to reflect changes in our practices or legal requirements. Updates will be posted here with an updated “Last updated” date. We recommend reviewing this Policy regularly.

11. Contact Us

If you have any questions or concerns about this Policy or our practices related to the protection of personal information, please feel free to contact us at:

Email: [service@nameslink.com ].

Address: [RM 1901, 19/F LEE GARDEN ONE 33 HYSAN AVENUE CAUSEWAY BAY HONG KONG]

We aim to respond to requests within 15 days after verifying your identity. For complex requests, we may require additional information to assist you effectively.